نگارش ایمیل‌های منحصر به فرد در درخواست‌های شغلی

۴ نکته طلایی برای نگارش ایمیل‌های منحصر به فرد در درخواست‌های شغلی

در دنیای رقابتی امروز، پیدا کردن شغل مورد علاقه در حوزه‌های پژوهشی و علمی ممکن است به تلاش بیشتر از ارسال درخواست‌های رسمی به آگهی‌های موجود نیاز داشته باشد. در چنین شرایطی، ارسال ایمیل‌های منحصر به فرد در درخواست‌های شغلی یک راهکار قدرتمند و مؤثر برای جلب توجه اساتید، مدیران و تیم‌های تحقیقاتی است. طبق نظرسنجی Nature، ۴۳٪ از رهبران آزمایشگاه‌ها و محققان ارشد بر این باورند که ایمیل‌های منحصر به فرد روش مناسبی برای دیده‌شدن متقاضیان است و ۵۷٪ از آنها «همیشه» یا «اغلب» به چنین ایمیل‌هایی پاسخ می‌دهند. اما با توجه به این که ۳۹٪ از دریافت‌کنندگان، به‌صورت ماهانه یا حتی روزانه ایمیل‌های منحصر به فرد دریافت می‌کنند، درخشش میان انبوه پیام‌ها کار ساده‌ای نخواهد بود.

در ادامه، بر اساس داده‌های نظرسنجی، یک پنل گفت‌وگو که تیم Nature در نوامبر گذشته برگزار کرده و همچنین تجربه افرادی که به‌طور مداوم ایمیل‌های منحصر به فرد می‌نویسند یا دریافت می‌کنند، چهار استراتژی کلیدی برای موفقیت در نوشتن یک ایمیل‌های منحصر به فرد را بررسی می‌کنیم.

۱. مخاطب خود را کاملاً بشناسید

اهمیت شناخت محیط کار و پژوهش
یکی از پرتکرارترین دلایلی که مدیران و اساتید به ایمیل‌های منحصر به فرد پاسخ می‌دهند، نشان‌دادن شناخت و درک صحیح از حوزه کاری و پژوهش آنهاست. طبق آمار، ۵۸٪ از مدیران استخدام به ایمیل‌هایی پاسخ می‌دهند که نشان می‌دهد فرستنده به‌خوبی با فضای کاری و تحقیقات آنان آشناست. این رقم در حوزه آکادمیک به ۶۸٪ می‌رسد؛ در حالی که در صنعت حدود ۴۸٪ است.

پیامدهای کلی‌گویی
اگر ایمیل شما کلی و بدون هیچ اشاره‌ای به موضوعات دقیق پژوهش یا دستاوردهای گروه باشد، ممکن است به‌سرعت رد شود. همان‌طور که «اندریاس لاوستسن-کیل» (استاد و کارآفرین حوزه بیوتکنولوژی در دانشگاه صنعتی دانمارک) اشاره می‌کند، دریافت‌کنندگان ایمیل‌های منحصر به فرد، خیلی زود متوجه می‌شوند که آیا شما واقعاً درباره گروهشان تحقیق کرده‌اید یا خیر.

چطور تخصص گیرنده را برجسته کنیم؟

  • به تازه‌ترین مقاله، پروژه یا سخنرانی او اشاره کنید.
  • ارتباط نتایج پژوهش وی با علاقه‌مندی یا تجربه کاری خود را توضیح دهید.
  • از بیوگرافی آنلاین (مثلاً در LinkedIn یا صفحه شخصی در وب‌سایت دانشگاه/شرکت) اطلاعات بگیرید تا پیام خود را شخصی‌سازی کنید.

۲. انگیزه خود را شفاف بیان کنید

چرا الان و چرا این گروه؟
در ایمیل‌های منحصر به فرد، برخلاف درخواست‌های شغلی رسمی، دلیل ارتباط گرفتن شما اهمیت بالایی دارد. طبق نظرسنجی Nature، ۴۶٪ از مدیران، به ایمیل‌های «شخصی‌سازی‌شده» پاسخ می‌دهند. این عدد در حوزه آکادمیک ۵۹٪ و در صنعت ۲۹٪ گزارش شده است.

دلیل انتخاب حوزه آکادمیک یا صنعتی
اگر متقاضی ادامه تحصیل یا کار پژوهشی هستید، به‌وضوح بنویسید چه چیزی شما را به این مسیر جذب کرده است. مثلاً «ایلین پارکس» (محقق سرطان در دانشگاه آکسفورد) می‌گوید دوست دارد بداند چه چیزی باعث شده فرد بخواهد در حوزه آکادمیک باقی بماند، حتی با وجود حقوق بیشتر در صنعت.

ارزش‌های شخصی و اشتراک با گروه
«فرناندا آدامه» (اکولوژیست تالاب در دانشگاه گریفیت، استرالیا) می‌گوید تمایل دارد بداند آیا داوطلب در فعالیت‌های داوطلبانه یا کنش‌گری (فعالیت‌های اجتماعی یا زیست‌محیطی) شرکت داشته است یا خیر؛ چراکه این موارد نشان‌دهنده انگیزه و ارزش‌های فرد است.

۳. تأثیر حرفه‌ای بگذارید

ساختار منسجم و لحن محترمانه
بر اساس نظرسنجی، ۵۳٪ از مدیران می‌گویند ایمیل‌های منسجم، مختصر و مودبانه، احتمال دریافت پاسخ را افزایش می‌دهند. یکی از نکاتی که «ایلین پارکس» بر آن تأکید می‌کند، توجه به پاراگراف اول و آخر ایمیل است؛ چراکه اغلب زمان کافی فقط برای نگاهی کوتاه به شروع و پایان ایمیل دارند.

چگونه شروع کنیم؟

  • از کلیشه‌هایی مانند «امیدوارم حالتان خوب باشد» خودداری کنید.
  • با اشاره به رویدادهای واقعی و مرتبط مثل «سخنرانی اخیر شما تأثیر عمیقی بر من گذاشت» شروع کنید تا نشان دهید واقعاً پیگیر کارهای فرد هستید.

چگونه پایان دهیم؟

  • به‌صورت شفاف بیان کنید که انتظار چه پاسخی دارید. مثلاً: «مایل هستم در مورد فرصت‌های پژوهشی در گروه شما بیشتر بدانم و در صورت امکان یک جلسه آنلاین داشته باشیم.»
  • از عبارات بیش‌ازحد رسمی یا نامأنوس پرهیز کنید؛ در عین حال احترام لازم را حفظ نمایید.

اشتباهات رایج

  • استفاده از عناوین بسیار رسمی در فرهنگ‌هایی که ساده‌تر و صمیمی‌تر هستند، می‌تواند نشان دهد فرد تفاوت‌های فرهنگی را در نظر نگرفته است.
  • اشاره‌کردن به مقالات یا پژوهش‌های کم‌اهمیت و غیرمرتبط برای جلب توجه، نتیجه منفی دارد؛ بهتر است روی مقالات اصلی یا دستاوردهای شاخص گروه تمرکز کنید.

۴. اشتراکات خود را برجسته کنید

یافتن نقاط مشترک
۴۱٪ از مدیران استخدام، در نظرسنجی Nature اعلام کرده‌اند اگر فرد به‌واسطه یکی از همکاران یا شبکه‌های مشترک معرفی شود، احتمال پاسخ‌دهی بیشتر است. «آدریانا بنکستون» (کارشناس سیاست پژوهشی در کنگره آمریکا) اشاره می‌کند که ایجاد «ارتباط انسانی» بسیار مهم است.

چطور این اشتراکات را در ایمیل بیاوریم؟

  • اشاره به گفت‌وگو با دانشجویان یا اعضای گروه در کنفرانس‌ها یا کارگاه‌ها.
  • یادآوری این‌که شما از سوی فردی معرفی شده‌اید یا قبلاً در رویداد مشترکی حضور داشته‌اید.
  • بیان اینکه شهر زادگاه یا دانشگاه قبلی‌تان با گیرنده یکسان است.

برخورد با اطلاعات غلط
گاهی افراد اشتباهاتی مانند نام‌بردن از مکان یا دانشگاه اشتباه می‌کنند. مثلاً «ریچل فاستر» (اقیانوس‌نگار دریایی در دانشگاه استکهلم) می‌گوید فردی در ایمیل‌های منحصر به فرد از «سبک زندگی در نروژ» تعریف کرده بود؛ در حالی که آزمایشگاه او در سوئد است. چنین اشتباهاتی نشان‌دهنده عدم توجه و دقت در تحقیق قبل از ارسال ایمیل است و احتمال رد درخواست را بالا می‌برد.

جمع‌بندی

نوشتن ایمیل‌های منحصر به فرد باکیفیت، می‌تواند درهای جدیدی برای ورود شما به حوزه‌های علمی و پژوهشی باز کند. اما راز موفقیت، تلفیق تحقیق، علاقه، دقت و احترام است. ابتدا نشان دهید واقعاً شناخت کافی از گروه و دستاوردهایش دارید، سپس انگیزه‌ها و ارزش‌های شخصی‌تان را بیان کنید. در نهایت، با لحنی حرفه‌ای و در عین حال دوستانه، نشان دهید که می‌توانید عضوی ارزشمند در تیم تحقیقاتی یا شرکت مخاطب باشید. با رعایت این چهار نکته طلایی، احتمال دیده‌شدن و دریافت پاسخ از سمت اساتید و مدیران بسیار بیشتر خواهد بود.

مجله دایامگ

دریچه‌ای به علوم نوین با تمرکز تخصصی بر دنیای زیستی و پزشکی
مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید